Cuando empiezas a adquirir clientes, siempre hay que ir un paso adelante y formular un contrato sólido, que será tu defensa contra los inescrupulosos. Con él podrás fijar los objetivos y dejar en claro las preguntas más frecuentes. Sin embargo, aunque seas un experto en el diseño o en cualquier otro campo creativo, cuando se trata de documentaciones formales y aspectos técnicos, es fácil complicarse y quedar muy mal con tu cliente.
Para que lleves las cosas en orden y vayas preparado a esas reuniones tan importantes con tus clientes, te damos estos 10 puntos que deberás incluir en tu contrato de calidad:
1. Los términos del contrato
Es de suma importancia saber describir el servicio o producto que ofrecemos lo más exactamente posible. Dejar en claro la información del pago inicial y como vamos a realizar la facturación debe venir bien detallados en el contrato. Es necesario aclarar si elementos como fuentes o imágenes son parte de ese costo, o si tiene que ser aprobado para su compra por el cliente en primer lugar. Las remuneraciones, impuestos y otros costes adicionales deben aclararse también, al igual que la fecha de vencimiento de dicho contrato.
2. Tiempos estimados
Explicarle a los clientes el tiempo que te tomarás en realizar todo el trabajo es uno de los pasos que no debes dejar de lado. Cada plazo de la creación del proyecto y los tiempos de respuesta, así se deja en concreto cuanta disponibilidad se tiene, alinear las expectativas y aclarar quien es el responsable de qué y cuándo.
3. Revisiones
¿Cuántas revisiones estás dispuesto a dar por el presupuesto contratado? Tres es un número sólido y conveniente, aunque algunos diseñadores realizan cargos extra por cada revisión. Dejar este punto en claro a tus clientes es una de las prioridades, muchos creen que pueden pedir los cambios que quieran, sin tomar en cuenta el tiempo del profesional.
4. Retroalimentación y aprobación
¿El cliente tiene que firmar físicamente cada cambio, o una confirmación por correo electrónico será suficiente? ¿Son necesarias copias en papel? ¿Y quién es el principal contacto para estas cosas?
5. Derechos
Aclarar si los diseños elaborados pueden aparecer en su portafolio o si los derechos de cada pieza de trabajo pueden ser revendidos en una fecha posterior. Es importante que se dejen estos puntos en claro para evitar disputas en el futuro, ya sea que desee el cliente los editables y se cobre un extra o dependiendo del negocio se cobre un porcentaje por cada vez que se utilicen los diseños.
Un claro caso de desacuerdos que se deben evitar en cuanto a derechos, es el sonado caso de la banda de metal progresivo Tool, cuando uno de sus empleados alegaba la creación de varios de sus famosos diseños, que siguió con demandas y complicaciones durante casi 10 años, hasta el año pasado cuando Tool ganó la batalla.
6. La confidencialidad
Reconocer de antemano que la información suministrada entre las dos partes no se hará pública y se mantendrá privada durante (o incluso después) del compromiso de trabajo.
7. Fianzas y garantías
Si hay un problema con el trabajo online – por ejemplo, un sitio web se cae o hay un error de ortografía en el folleto final – ¿Cuáles son las obligaciones para con el cliente? ¿Cuánto tiempo se garantiza en el trabajo y cuándo los clientes tendrán que pagar de más si necesitan ayuda más allá de este período?
8. Relación cliente – profesional independiente
Además de aclarar que se trata de un contratista y no un empleado regular, en el contrato debemos indicar cuándo y dónde se va a completar el trabajo del cliente. ¿Qué se necesita para estar en el lugar o se está trabajando desde la casa?
9. Términos de finalización
¿Cuánto deberá pagar el cliente si este desea cancelar el trabajo? Si esto sucede, ¿es dueño de los derechos de la obra? Hay muchas preguntas que necesitan respuesta, cuando por muchos motivos inesperados desean dar por concluido el contrato, de igual manera si va todo fluidamente, hay que dejar claros todos los puntos para terminar de la mejor manera la relación laboral.
10. Disputas
En caso de conflicto, ¿cómo van a manejarlo las dos partes? la participación de terceros y quién es responsable de los gastos legales puede ser descrito en esta sección.
Referencias:
1- «The 10 contract commandments every designer should know«, Computer Arts Magazine, Edición 257. 2016
2- «How to Communicate Brand Strategy to Clients«, How Design. Creado 23/06/2016
